RACI-raster per
processtap
Een RACI die aan functies hangt verklaart niets. Hang hem aan processtappen en de trage stappen wijzen zichzelf aan: de rij met twee accountables waar twee mensen op elkaar wachten, de rij met geen enkele waar het werk blijft liggen, en de rij waar wel iemand beslist maar niemand het doet.
Proceseigenaren, teamleiders en projectleiders met werk dat tussen wal en schip valt
Waarvoor
Besluiten die blijven liggen omdat niemand — of iedereen — ze mag nemen
Tijd
10 minuten alleen, 30 tot 45 minuten met de betrokkenen erbij
Wat je overhoudt
Een raster met precies één accountable per stap, en een lijst van de rijen waar dat nog niet zo is
Het raster
Rijen zijn processtappen, kolommen zijn rollen. Een lege rolnaam telt niet mee. Pas de namen aan naar je eigen proces; het voorbeeld is een leveranciersaansluiting en is van niemand.
| Processtap | Verwijderen | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Wat er mis is
Het raster wordt hier beoordeeld zodra je iets wijzigt.
Hoe je dit leest
Twee accountables is erger dan geen. Bij geen enkele accountable weet iedereen dat het niet loopt. Bij twee denkt iedereen dat het loopt, en wachten er twee mensen op elkaar terwijl de rest ervan uitgaat dat het geregeld is. Dit is de rij die je het eerst oplost, en je lost hem op door er één weg te halen, niet door er een overleg tussen te zetten.
Een A zonder R is een besluit zonder handen. Iemand mag erover beslissen en niemand voert het uit. In de praktijk doet de accountable het dan zelf, of het gebeurt niet. Allebei zijn ze een verklaring voor een stap die structureel uitloopt.
Meer dan drie geraadpleegden is een vergadering. Elke C is een wachtmoment: de stap ligt stil tot die persoon heeft gereageerd. Vier C's op één stap betekent dat de doorlooptijd van die stap wordt bepaald door de traagste agenda, niet door het werk. Zet ze om naar I waar het kan.
Een rol die overal I is, is een cc. Dat is geen fout, maar het is ook geen rol in dit proces. Haal hem uit het raster of geef hem ergens een echte letter, anders suggereert de kolom betrokkenheid die er niet is.
Een rol die de helft van de stappen beslist, is de flessenhals. Het proces loopt dan precies zo snel als die ene agenda. Dat is geen RACI-probleem maar een mandaatprobleem: er is niets gedelegeerd. Hier is Constraint Finder de volgende stap, want dit is een knelpunt in persoonsvorm.
Waar deze pagina niet voor is: hij vervangt geen functiehuis en zegt niets over wie ergens geschikt voor is. Hij legt alleen vast wie welke letter heeft in dit ene proces. Wie het over structuur en rapportagelijnen wil hebben, zit beter bij de Project Organisation Chart Builder; wie eerst wil weten wie er überhaupt bij hoort, bij de Stakeholder Map.
Wat er daarna komt. Vul dit raster in met de betrokkenen in de kamer, niet alleen. De discussie over wie de A heeft ís de opbrengst; het ingevulde vel is er de neerslag van. De verbeteroefeningen geven de vorm voor zo'n sessie. Weet je nog niet welk probleem je aan het oplossen bent, begin dan bij de symptomen.
Er is geen opslag en geen server. Wat je invult blijft in deze pagina staan en gaat mee in de link die de knop “kopieer deellink” maakt — in het deel achter het hekje, dat een browser nooit naar een server stuurt. Sluit je het tabblad zonder die link te kopiëren, dan is het weg.